Mükelleften gelen banka ekstresi çoğu zaman PDF'tir. Hareketleri muhasebe programına girmek için önce tabloya, yani Excel'e çevirmek gerekir. Elle yazmak hem uzun sürer hem de rakam hatasına açıktır.
Kopyala-yapıştır neden işe yaramıyor?
PDF'teki tablo aslında sayfaya yerleştirilmiş metin parçalarıdır. Excel'e yapıştırıldığında uzun açıklamalar birden fazla satıra bölünür, tutar ve bakiye sütunları kayar, rakamlar sayı yerine metin olarak gelir. Çok sayfalı ekstrelerde sayfa başlıkları ve altbilgiler de hareketlerin arasına karışır.
Önce bankanın kendi dosyasını isteyin
Bankaların çoğu internet şubesinde hesap hareketlerini Excel ya da CSV olarak da verir. Mükellef bu dosyayı gönderebiliyorsa onu tercih edin. Elinizde yalnız PDF varsa ya da şubeden alınıp taranmış bir ekstre geldiyse, ekstreyi okuyan bir araç gerekir.
Ücretsiz çevirici ile adım adım
- Banka ekstresi çeviriciyi açın ve PDF'i sürükleyin. Banka kendiliğinden tanınır; birden fazla ekstreyi birlikte yükleyebilirsiniz.
- Hareketler satır satır okunur ve her biri bakiyeyle kontrol edilir: önceki bakiye ile tutarın toplamı sonraki bakiyeyi vermiyorsa satır işaretlenir.
- İşaretli satırları tabloda düzeltin.
- Excel düğmesine basın. Dosyada hareketlerin yanında işlem türü ve karşı taraf sütunları bulunur; ayrıca işlem türlerine ve karşı taraflara göre özet sayfaları eklenir.
Bakiye kontrolü neden önemli?
Tek bir rakamın yanlış okunması ekstrenin toplamını bozar ama gözle kolay fark edilmez. Bakiye zinciri her hareketi bir öncekine bağladığı için yanlış okunan satır hemen ortaya çıkar. Taranmış ekstrelerde bu kontrol daha da önemlidir: okunamayan bir hücre komşu bakiyelerden hesaplanır ve ayrıca işaretlenir.
Excel yerine doğrudan muhasebe programına
Amaç muhasebe programına aktarmaksa Excel'i ayrıca düzenlemeye gerek yok. Araç programın beklediği düzende dosya da üretir: Luca için bankanın Luca şablonunda CSV, Zirve için Banka Excel düzeninde, Datasoft için Datasoft Ekstre Formatı'nda Excel.
Veriler nerede kalıyor?
Bankadan indirilen PDF, Excel ve CSV dosyaları tarayıcıda okunur, sunucuya gönderilmez. Yalnız taranmış (görüntü) PDF'lerin sayfa görüntüleri yazıya çevrilmek için Google'ın görüntü okuma hizmetine iletilir. Dosya ve hareketler hiçbir yerde saklanmaz; araç ücretsizdir ve kayıt gerektirmez.